Proses Pembuatan Buku Tahunan Sekolah (BTS).

Jawaban singkat: bagaimana proses pembuatan BTS?

Proses pembuatan BTS di TMI terdiri dari enam tahap berurutan: (1) diskusi konsep, (2) MOU & persiapan, (3) sesi foto kelas/angkatan/guru, (4) pengumpulan data + editing + desain, (5) dummy & cetak final, (6) pengiriman hasil ke sekolah. Total durasi rata-rata empat bulan, tergantung kecepatan panitia mengumpulkan data dan menyetujui dummy cetak.

Skema pembayaran dibagi 4 tahap supaya panitia tidak perlu mengeluarkan seluruh anggaran di awal. Pembayaran via transfer ke rekening resmi PT. Trans Media Inovasi, dengan konfirmasi manual oleh admin TMI. Garansi fisik diberikan untuk setiap buku cacat (diganti 100% dengan cetakan baru).

6 tahap proses pembuatan BTS di TMI

1. Diskusi konsep Menentukan daftar isi, tema foto, jadwal, lokasi, desain, dan pengumpulan data bersama panitia. Tahap ini mengunci arah proyek dan menghindari revisi besar di tahap editing.
2. MOU & persiapan Menetapkan hak dan kewajiban antara pihak sekolah/panitia dan project manager TMI. Jadwal sesi foto, lokasi, dan timeline produksi resmi disepakati di sini.
3. Sesi foto Pengambilan foto kelas, guru, fasilitas sekolah, dan angkatan sesuai jadwal serta lokasi yang disepakati. Biasanya berlangsung 1–3 hari tergantung jumlah siswa. TMI membawa peralatan studio ke sekolah bila diperlukan.
4. Data, editing & desain Menyusun data siswa (nama, ejaan, urutan), melakukan layout foto, dan mengerjakan revisi desain secara terarah. Panitia bisa review desain per bab sebelum dummy cetak dibuat.
5. Dummy & cetak Setelah desain disetujui, file masuk proses cetak. Revisi terakhir dilakukan pada tahap dummy (cetak uji 1 buku) sebelum produksi massal dimulai. Setelah dummy disetujui, produksi massal berjalan.
6. Pengiriman Hasil cetak dikirim ke sekolah sesuai kesepakatan waktu. Setiap buku yang cacat akan diganti 100% dengan cetakan baru tanpa biaya tambahan.

Estimasi durasi per tahap

Skema pembayaran 4 tahap

Skema pembayaran TMI dirancang supaya panitia sekolah tidak perlu mengeluarkan seluruh anggaran di awal. Pembayaran dipecah berdasarkan milestone produksi, jadi setiap tahap pembayaran terkait dengan hasil yang sudah kelihatan (MOU ditandatangani, sesi foto selesai, dummy siap cetak, buku diserahkan).

• 10% saat penandatanganan MOU — sebagai tanda jadi dan mengunci jadwal produksi.
• 20% saat semua sesi foto & video selesai — termasuk foto kelas, guru, fasilitas, dan angkatan.
• 60% saat BTS siap cetak — desain sudah final dan disetujui panitia, tinggal produksi massal.
• 10% saat penyerahan hasil cetak — pelunasan setelah buku diterima panitia.

Skema ini juga membantu panitia mengelola arus kas, terutama ketika dana siswa dikumpulkan bertahap. Pembayaran dilakukan via transfer bank ke rekening resmi PT. Trans Media Inovasi, dengan konfirmasi manual oleh admin TMI melalui dashboard.

Tips untuk panitia agar proses lancar

Berdasarkan pengalaman TMI menangani berbagai angkatan di Kuningan dan sekitarnya, ada beberapa hal yang membuat proses pembuatan BTS lebih cepat dan minim revisi. Panitia baru sebaiknya memperhatikan hal-hal berikut sejak awal diskusi konsep.

• Kumpulkan data siswa sebelum sesi foto. Daftar nama lengkap, ejaan, dan urutan kelas. Salah ejaan adalah revisi paling mahal di tahap editing.
• Tentukan tema lebih awal. Tema foto (formal, casual, outdoor, dll) sebaiknya disepakati sebelum MOU supaya sesi foto tidak terburu-buru.
• Siapkan jadwal kelas kosong. Untuk sesi foto di sekolah, pastikan jadwal kelas yang akan difoto sudah kosong atau diganti ke ruang lain.
• Appoint satu PIC dari panitia. Komunikasi dengan banyak orang memperlambat keputusan. Satu PIC yang memegang kendali mempercepat approval di setiap tahap.
• Review dummy dengan teliti. Dummy cetak adalah kesempatan terakhir untuk memperbaiki kesalahan. Setelah produksi massal jalan, revisi sudah tidak mungkin tanpa biaya tambahan.
• Kumpulkan pesan kontak panitia di grup. Buat grup WhatsApp khusus panitia + TMI supaya komunikasi terdokumentasi dan tidak tersebar di banyak chat pribadi.

Apa yang harus disiapkan sebelum kontak TMI?

Sebelum menghubungi TMI, panitia sebaiknya sudah punya gambaran dasar tentang beberapa hal berikut supaya diskusi konsep lebih cepat. Tidak harus sempurna — tim TMI akan membantu memfinalkan semua detail saat diskusi awal.

• Jumlah siswa angkatan (perkiraan).
• Tanggal target penyerahan BTS (mis. sebelum wisuda).
• Anggaran kasar per buku atau total angkatan.
• Preferensi format: cetak saja, atau kombinasi cetak + digital.
• Contoh yearbook yang disukai (jika ada referensi).

Jika belum punya semua informasi di atas, tidak masalah — tim TMI akan menjelaskan opsi yang tersedia dan membantu menyusun rencana yang sesuai dengan anggaran dan jadwal angkatan.